Beaucoup de conseils d’administration savent qu’ils ont un carnet d’entretien à produire avant 2028. Peu savent ce que le carnet doit contenir exactement. La différence n’est pas théorique : un document qui ne couvre pas les éléments prescrits n’est pas conforme, et il ne peut pas servir de base à l’étude du fonds de prévoyance, qui s’appuie directement sur lui.
Le contenu n’est plus une question d’interprétation. Le Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise, publié à la Gazette officielle du Québec le 30 juillet 2025 et en vigueur depuis le 14 août 2025, énumère les renseignements obligatoires article par article. Voici ce qui est exigé, et ce que cela implique concrètement pour un syndicat.
L’obligation de base
L’article 1070.2 du Code civil du Québec prévoit que le conseil d’administration fait établir un carnet d’entretien de l’immeuble, lequel décrit notamment les entretiens faits et à faire, qu’il tient ce carnet à jour et le fait réviser périodiquement. Le même article renvoie au gouvernement le soin de fixer par règlement la forme, le contenu, les modalités de tenue et de révision, ainsi que les personnes habilitées.
Ce règlement existe depuis le 14 août 2025. Les syndicats existants disposent de trois ans et un jour à compter de cette date, soit jusqu’au 15 août 2028, pour obtenir leur carnet d’entretien et une première étude du fonds de prévoyance.
Le carnet fait partie du registre de la copropriété prévu à l’article 1070 du Code civil. Il doit donc être conservé et rendu accessible.
Qui peut l’établir
Le carnet ne peut pas être monté par le gestionnaire ni par un administrateur. L’article 1 du Règlement impose trois conditions cumulatives.
La personne doit être membre de l’un des quatre ordres suivants : Ordre des ingénieurs du Québec, Ordre des évaluateurs agréés du Québec, Ordre des architectes du Québec, Ordre des technologues professionnels du Québec.
Ses activités professionnelles doivent porter principalement sur la gestion, la construction, la rénovation, l’évaluation ou l’inspection immobilière.
Elle doit être indépendante de la copropriété. Elle ne peut être ni administrateur, ni gérant, ni copropriétaire, ni occupant de l’immeuble, ni le conjoint d’une de ces personnes, ni actionnaire, dirigeant, administrateur ou employé d’une personne morale qui est copropriétaire de l’immeuble, qui l’occupe ou qui en est le gestionnaire.
L’intention est claire : le document qui servira à justifier des cotisations doit être produit par quelqu’un qui n’a aucun intérêt dans le résultat.
Ce qui doit se trouver dans l’inventaire (article 2)
Le carnet contient un inventaire et une description des parties communes et de l’ensemble des matériaux, appareils et équipements qui les composent. Toiture, enveloppe, structure, système de chauffage central, ascenseurs, ventilation, plomberie principale, stationnement, tout y passe.
Il contient aussi l’inventaire des matériaux, appareils et équipements installés dans les parties privatives mais dont l’entretien relève du syndicat. C’est le point qui est le plus souvent échappé. Selon la déclaration de copropriété, cela peut viser les détecteurs de fumée, les colonnes montantes, les détecteurs de fuite d’eau, les thermostats d’un système central, les fenêtres dans certains cas.
Pour chacun de ces éléments, sept renseignements sont exigés :
- la date d’installation, si elle est connue ;
- les travaux d’entretien requis, leur fréquence, et la date à laquelle ils ont été faits ;
- les réparations courantes et leur date de réalisation ;
- les contrats conclus pour ces travaux d’entretien et ces réparations courantes, le cas échéant ;
- les contrats de garantie en vigueur, le cas échéant ;
- les rapports de toute inspection ou expertise effectuée, le cas échéant ;
- les manuels d’entretien du fabricant, s’ils existent.
C’est un travail de collecte autant que d’inspection. Un syndicat qui commence à rassembler ses factures, ses contrats de service et ses rapports d’expertise dès maintenant réduira substantiellement le temps professionnel facturable au moment de faire établir le carnet.
La section distincte : état, durée de vie utile, 25 ans (article 3)
L’article 3 exige une section consacrée exclusivement à cette fin. Elle contient une estimation de l’état et de la durée de vie utile restante de chacun des matériaux, appareils et équipements décrits à l’inventaire.
Sur la base de cette estimation, le carnet doit décrire les réparations majeures et les remplacements à effectuer sur chacun de ces éléments durant au minimum les 25 prochaines années. Une année de réalisation estimée doit être indiquée pour chaque réparation majeure et pour chaque remplacement.
Les réparations majeures et les remplacements déjà effectués sont également notés, avec leur date et leur coût. Les plans, devis et contrats s’y rattachant sont ajoutés au carnet.
Cette section est le cœur du document. C’est elle qui alimente l’étude du fonds de prévoyance : l’article 8 du Règlement prévoit que l’étude est réalisée en se basant sur la description incluse au carnet conformément à l’article 3. Autrement dit, une estimation de durée de vie utile faible ou mal documentée se répercute directement sur les cotisations demandées aux copropriétaires. Nous avons détaillé la mécanique de cette étude dans notre article sur la méthodologie derrière le chiffre.
C’est aussi cette section qui trace la ligne entre l’entretien courant, payé à même le budget d’opération, et les réparations majeures et remplacements, financés par le fonds de prévoyance au sens de l’article 1071 du Code civil.
Mise à jour annuelle : le travail du conseil (article 4)
La mise à jour n’est pas le travail du professionnel. C’est celui du conseil d’administration, au moins une fois par année.
Elle consiste à ajouter au carnet tout nouveau renseignement ou document visé aux articles 2 ou 3 : travaux réalisés dans l’année, soumissions, devis, rapports d’inspection, factures.
Le deuxième alinéa de l’article 4 est celui qu’on oublie le plus souvent. Si des travaux prévus au carnet n’ont pas été effectués alors qu’ils étaient requis ou planifiés, le carnet doit en faire mention et indiquer les raisons. Un report de toiture de deux ans n’est pas une omission à cacher, c’est une donnée à consigner. Elle sera lue par le professionnel à la révision, et elle finira dans l’attestation remise à un futur acheteur.
En pratique, mettre à jour le carnet au fil de l’eau, dès qu’un entretien ou une réparation est fait, coûte moins cher qu’une reconstitution annuelle à partir d’une boîte de factures.
Révision par un professionnel : 5 ans, parfois 10 (article 5)
Le carnet doit être révisé au moins tous les 5 ans, par une personne qui remplit les mêmes conditions que celle qui l’a établi.
La révision peut se faire aux 10 ans lorsque l’immeuble respecte au moins une des trois conditions suivantes :
- il est constitué d’au plus 8 parties privatives, en excluant les accessoires comme les espaces de rangement et de stationnement ;
- aucune partie commune de l’immeuble n’est située dans un bâtiment (un terrain ou une piscine extérieure, par exemple) ;
- il compte au plus 3 étages entièrement hors sol.
Deux précisions utiles. Une mezzanine n’est considérée comme un étage que si elle répond aux critères du Code de construction. Un demi-sous-sol n’est pas un étage, parce qu’il n’est pas entièrement hors sol.
Attention à ne pas transposer cette souplesse à l’étude du fonds de prévoyance. Celle-ci doit être obtenue au minimum tous les 5 ans dans tous les cas, sans exception liée à la taille de l’immeuble, parce que les coûts de matériaux et de main-d’œuvre bougent plus vite que l’état physique des composants.
La visite sur place et la déclaration signée (article 6)
Chaque fois qu’un carnet est établi ou révisé, la personne habilitée signe une déclaration attestant deux choses : que les parties communes et les éléments visés à l’article 2 ont été examinés sur place par elle-même ou par une personne sous sa supervision, et qu’elle a pris connaissance des renseignements et documents qui composent le carnet.
Cette déclaration est datée et incluse au carnet. Elle empêche la production d’un carnet sur dossier, sans visite, et elle engage la responsabilité professionnelle de son auteur.
Concrètement, cela veut dire qu’un carnet crédible s’appuie sur une inspection réelle des composants. Sur un immeuble de plus de trois ou quatre étages, la toiture, l’enveloppe et les équipements mécaniques justifient souvent des relevés ciblés. La thermographie permet par exemple de localiser l’infiltration dans un isolant de toiture avant qu’elle ne devienne un remplacement complet, ce qui change l’année de réalisation inscrite au carnet et donc la courbe de financement.
Le certificat d’état d’immeuble ne remplace pas le carnet
Plusieurs syndicats détiennent déjà un certificat d’état d’immeuble, un document développé par la pratique professionnelle, qui contient souvent les mêmes éléments que les articles 2 et 3 du Règlement.
Le guide explicatif de la Société d’habitation du Québec est explicite sur ce point : ce document n’est pas une exigence légale comme le carnet d’entretien, et il ne peut donc pas le remplacer.
Il reste une base de travail précieuse. Si le certificat a été produit par un membre d’un des ordres habilités et qu’il couvre les éléments prescrits, une bonne partie de la collecte est déjà faite. C’est la structure du document et la déclaration signée qui devront être mises au format exigé.
Ce qui a déjà été produit avant août 2025
L’article 14 du Règlement prévoit une reconnaissance. Un carnet d’entretien obtenu par le conseil d’administration dans les deux années précédant l’entrée en vigueur du Règlement, soit entre le 14 août 2023 et le 14 août 2025, demeure valide pour 5 ans à compter de sa date d’obtention, à condition que la personne qui l’a réalisé remplissait les conditions de l’article 1. Cette période est de 10 ans pour un immeuble visé par l’une des exceptions de l’article 5.
Un syndicat qui a fait produire son carnet avant le 14 août 2023 n’est pas couvert par cette reconnaissance. Il doit en obtenir un nouveau au plus tard le 15 août 2028.
Trois erreurs qui reviennent
Traiter le carnet comme une formalité administrative. Le carnet détermine l’étude du fonds de prévoyance, qui détermine les charges communes. Une estimation de durée de vie utile faite à distance, sans relevé sérieux des composants majeurs, produit un chiffre que le conseil devra défendre en assemblée.
Oublier les éléments situés dans les parties privatives. La déclaration de copropriété détermine ce que le syndicat entretient. C’est là qu’il faut aller vérifier, pas dans les habitudes de la copropriété.
Confondre mise à jour et révision. La mise à jour est annuelle et relève du conseil. La révision est aux 5 ans (ou 10 ans dans les cas prévus), exige une visite sur place et une déclaration signée, et relève d’un professionnel habilité. Un conseil qui croit avoir « révisé » son carnet en y ajoutant des factures n’a pas rempli l’obligation de l’article 5.
Par où commencer
Un syndicat qui vise 2028 devrait, dès cette année, rassembler ce qui existe : plans, devis, contrats de service, garanties, rapports d’inspection, factures de travaux majeurs des dernières années. Ce matériel constitue la moitié du contenu exigé à l’article 2, et il n’a pas besoin d’un professionnel pour être colligé.
Vient ensuite l’évaluation technique des composants, qui conditionne tout le reste : état réel, durée de vie utile restante, année de remplacement probable. C’est le travail que couvre un bilan de santé de bâtiment, et sur lequel s’appuient ensuite le carnet et l’étude du fonds de prévoyance. Sur un immeuble avec toiture plate, la durée de vie résiduelle du système de couverture est souvent le poste qui pèse le plus lourd dans la courbe de financement sur 25 ans.
Pour une vue d’ensemble des obligations issues de la Loi 16, voir notre article sur le carnet d’entretien, l’étude du fonds de prévoyance et l’échéance de 2028.
Sources
- Code civil du Québec, art. 1070, 1070.2 et 1071. LégisQuébec
- Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise, Gazette officielle du Québec, 30 juillet 2025, en vigueur le 14 août 2025. Texte publié (PDF)
- Gouvernement du Québec, Règles en matière de gestion des copropriétés divises. Québec.ca
- Société d’habitation du Québec, Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise : guide explicatif des mesures, août 2025. PDF
- Projet de loi no 16, 2019, chapitre 28. PDF
